Temas de ayuda
Creación de objetivos estratégicos
Insertar datos Archivos planos
Creación de políticas institucionales
Creación estructura organizacional
Enlace con procesos, políticas y MIPG
Creación de actividades ejecutadas
Inicio de sesión
Si tiene problemas en el inicio de sesión proceda a realizar las siguientes pasos
1- revise que el lugar de instalación de su aplicativo sea en la unidad C o en cualquier otra unidad pero esta no debe ser dentro de archivos de programa, si ya lo instalo dentro de archivo de programa desinstálelo desde panel de control – programas y características y vuelva a realizar el proceso de instalación.
2- tenga en cuanta que usted elije el lugar donde se instala el aplicativo zabra gerencial como los muestra la siguiente imagen
En la imagen se puede observar que el se instala por defecto en archivos de programa a lo cual debemos borrar la parte que esta marcada en azul y deberá quedar de la siguiente manera.
Realizado la anterior configuración procedemos a dar siguiente a todo hasta que finalice el procesos, si necesita mas ayuda puede mirara el video tutorial de instalación.
2- si relazado el paso 1 no puede iniciar sesión y usted quiere iniciar sesión de manera local sin conexión a internet usted debe instalar la aplicación de local db la cual la puede descargar de este link https://zambragerencial.com/localdb.rar descomprime el archivo y procede a instalar dando todo en siguiente hasta terminar el proceso de instalación. Recuerde que el aplicativo debe estar cerrado para la instalación, si necesita mas ayuda puede mirara el video de instalación de local db .
3- para el inicio de sesión en línea y la nube es necesario que cuente con conexión estable a internet, adicionalmente debe contar con un usuario y contraseña asignada por el administrador de zambra gerencial.
creación y activación de tableros
Cunado ingresa por primera vez a zambra gerencial el sistema le puede notificar que no existen tableros activos para trabajar a lo cual siga los siguientes pasos.
1- cree un nuevo tablero de control dando clic sobre el icono del semáforo, se activa la ventana de tableros donde le aparece el nombre de la empresa principal damos clic sobre extender o sobre el icono de + como nos muestra la imagen.
en la imagen miramos que nos aparece la empresa principal dueña de la licencia después nos aparece nuevamente e nombre de la empresa y por ultimo el nombre de las dependencias o sucursales que le creamos a la empresa.
Estando en el nivel 3 o la tercera posición que nos aparece en la imagen procedemos a dar clic y después clic derecho y nos aparece un menu de opciones como lo muestra la imagen.
si damos clic en nuevo nos aparece el formulario para crear nuestro respectivo tablero como lo muestra la imagen.
Ingresamos el nombre de nuestro tablero en la opción si maneja sub tableros nos permite saber si ese tablero es madre y se alimenta de tableros hijos como por ejemplo puedo tener un tablero madre para la facultad de administración y varios tableros hijos para cada programa, si solo voy a trabajar con un único tablero selecciono la opción de no.
Tenga en cuenta esta recomendación en la opción activo para trabajar la activo a sí cuando creo el primer tablero si sigo creando mas tableros le debo decir que no ya que puedo crear muchos tableros y cada vez que necesite hacer el cambio modifico esta opción de activo para trabajar.
El sistema me muestra si el tablero esta activo para trabajar demarcándomelo de color verde, si necesita mas ayuda consulte el video tutorial de manejo de tableros de control.
creación de perspectivas
Empecemos a crear nuestra primera perspectiva primero damos clic sobre el icono de BSC de nuestra pantalla principal de zambra gerencial como lo muestra la imagen.
Se abre la pantalla principal de nuestro bsc donde aparece el cumplimiento general del tablero que creamos damos clic y después clic derecho sobre el nombre de nuestro tablero y seleccionamos el menú nueva perspectiva como lo muestra la imagen.
después de este proceso se abre el formulario para crear nuestras perspectivas, vamos a describir a continuación cada uno de los campos del siguiente formulario.
en la imagen nos muestra los campos necesario para la creación adicionalmente si necesitamos ayuda de cada uno podemos pasar el cursor sobre el para mirara la ayuda y si queremos mas ayuda podemos dar clic sobre el enlace que aparece en azul ..?el cual nos lleva a la ayuda en línea de zambra gerencial.
código
este campo solo me permite ingresarlo cuando creo las perspectivas se recomienda crear con el código 1 financiera 2 clientes 3 procesos internos 4 aprendizaje y crecimiento si necesito crear mas perspectivas que el sistema lo permite continuo con el consecutivo del código.
tenga en cuanta que el orden de las perspectiva se debe respetar cuando se implementa la metodología bsc, debe realizar su plataforma estratégica a través de la misión y identificar cual es la finalidad de la empresa para poder alterar el orden de las perspectiva por ejemplo.
si tenemos una empresa que fabrica muebles la cual quiere aumentar sus utilidades como fin entonces el orden de las perspectivas seria 1 financiera 2 clientes 3 procesos internos 4 aprendizaje y crecimiento, ya que dentro de la alineación la perspectiva 1 o la primera se considera como la de resultado.
si tenemos como empresa una fundación social cuya misión y visión es aportar desarrollo a la sociedad el orden de las perspectivas seria 1 clientes 2 financiera 3 procesos internos 4 aprendizaje y crecimiento, podemos también darle el nombre de usuarios por clientes ya que esta es la perspectiva de resultado.
Tenga en cuenta que el campo código solo se habilita para las perspectivas para los demás elementos se deshabilita y es automático.
Unidad de medida
En este campo debemos seleccionar que tipo de elemento queremos crear según la necesidad de nuestra empresa ya que la empresa no debe adaptarse al sistema sino por el contrario el sistema debe adaptarse a cualquier tipo de empresa. a continuación mostramos el ordenque se debe escoger al momento de crear los ítems para la metodología bsc, cabe resaltar que el sistema a través del aprendizaje autónomo va seleccionando la opción por defecto para que el usuario no comete errores, también el usuario puede escoger el orden deseado
| primer nivel | nivel |
| dimensión/perspectiva | 1 |
| segundo nivel | |
| objetivo/factor critico | 2 |
| tercer nivel | |
| indicador/estrategia | 3 |
| cuarto nivel | |
| Dato/táctica | 4 |
en la siguiente imagen podemos mirar como deben quedar los ítem bien creador según la jerarquía de la metodología bsc.
Name
En este campo se debe ingresar un nombre corto para el elemento que sea clave y fácil de entender por el usuario, por ejemplo si tengo una tactica que es la taza interna de retorno de un proyecto le puedo dar el nombre de TIR.
Magnitudes
En este campo hace referencia a las magnitudes como vamos a medir cada uno de los ítem como por ejemplo si vamos hacer 5 encuetas las magnitudes seria numero, si queremos reducir el consumo de agua una magnitud puede ser litro también esta puede ser en pesos.
Tenga en cuenta este aspecto para la correcta semaforización del tablero dentro de la jerarquía o niveles hasta el nivel 3 en los elementos de perspectivas, objetivos y estrategias la magnitud debe ser puntos y para el 4 nivel que son las tácticas o datos la magnitud debe ser diferente a puntos.
| elemento | magnitudes |
| perspectiva | puntos |
| objetivo/factor critico | puntos |
| indicador/estrategia | puntos |
| datos/táctica | diferente a puntos puede ser veces, pesos, kilos etc. |
Tenga en cuenta lo anterior ya que sin hay problemas en la semaforización revise las magnitudes de cada uno de los elementos anteriormente nombrados en la tabla.
Como funciona el sistema de puntos
uno de los conceptos de la metodología bsc es buscar el equilibrio entre indicadores financieros y no financieros, otro concepto claves es poder cristalizar los datos y que podamos medir en términos numéricos todos los los elementos del tablero de control, miremos como el sistema trabaja esto a través del siguiente ejemplo.
Por ejemplo si tenemos una estrategia denominada mejorar las capacidades del talento humano de la empresa y para cumplir esta estrategia desarrollo las siguientes tácticas.
| tácticas | magnitud | meta deseada | |
| dictar capacitaciones | numero | 5 | |
| evaluación de desempeño | porcentual | que eo 80% tenga una buena evaluacion | |
| incentivos al personal | pesos | destinar del presupuesto 1 millón de pesos | |
A lo anterior necesitamos saber cual seria el valor para nuestra estrategia, miremos como funciona y como el sistema de manera automatizada trabaja con el sistema de puntos para esto necesitamos recolectar que valor se obtuvo al momento de recolectar la información de cada táctica:
| tácticas | magnitud | meta deseada | valor obtenido a perido |
| dictar capacitaciones | numero | 5 | 4 |
| evaluación de desempeño | porcentual | que eo 80% tenga una buena evaluacion | 60% |
| incentivos al personal | pesos | destinar del presupuesto 1 millón de pesos | $1.000.000 |
el sistema tiene una escala de 0 a 10 puntos donde 10 puntos le da a la meta cunado se cumple en su totalidad, miremos como seria en el ejerció.
para el calculo de puntos aplicamos una regla de 3 por ejemplo para dictar capacitaciones 5 capacitaciones = 10 puntos que es mi meta ahora si el valor que obtuve a periodo es de 4 capacitaciones = x si apliacmos la regla de 3 el valor de x = 8 puntos
| tácticas | magnitud | meta deseada | valor obtenido a periodo | valor en puntos |
| dictar capacitaciones | numero | 5 | 4 | 8 |
| evaluación de desempeño | porcentual | que eo 80% tenga una buena evaluacion | 60 | 7,5 |
| incentivos al personal | pesos | destinar del presupuesto 1 millón de pesos | $1.000.000 | 10 |
Ahora el sistema ya a relazado la conversión a puntos y dependiendo la importancia de cada ítem para nuestro ejemplo tomaos la importancia de 33,3 igual para cada ítem, o también utiliza el método de formula asignado por el usuario el valor de nuestra estrategia es igual a 8,5 puntos.
Dirección
en este campo encontramos 3 ítems que tiene la siguiente aplicabilidad:
| Elemento | Detail |
| Maximizar | se utiliza cunado quiero incrementar mi meta por ejemplo mas capacitaciones mayor utilidades mayor producción entre otras |
| Minimizar | por ejemplo si queremos reducir los costos de al empresa, reducir el ausentismo del personal entre otros. |
| Mantener | por ejemplo si en el mes de enero relazamos 5 capacitaciones y queremos en el mes de febrero y meses venideros mantener este numero de capacitaciones utilizamos esta opción |
tenga en cuneta la siguiente recomendación para la jerarquía o los niveles de la metodología bsc y tener muna correcta semaforización se debe hacer la siguiente parametrizacion.
| Ítem | dirección |
| perspectiva | maximizar opción única |
| objetivo/factor critico | maximizar opción única |
| estrategia/indicador | maximizar opción única |
| Datos/tactica | puede escoger de las tres opciones |
Detail
En este campo se debe incluir una descripción mas completa del ítem a crear por ejemplo si mi ítem es TIR el detalle seria es la taza interna de retorno por cada peso invertido cuanto es la utilidad en un determinado periodo de tiempo, se obtiene del sistema financiero y si pose alguna forma de calculo debemos incluirla de tal forma que sea muy fácil que pretendemos medir con ese ítem.
Objetivo estratégico
En este campo solo se habilita para los niveles 2 a 4 que son objetivo estratégico, estrategia/indicador y dato/táctica, si estamos creando un objetivo estratégico en este campo debemos colocar la misma descripción asi:
Si creamos un indicador/estrategia y una táctica/dato en el campo objetivo estratégico ingresamos lo mismo descripción del objetivo estratégico de ejemplo, ya que por efecto cascada la táctica y la estrategia apuntan al mismo objetivo/factor critico.
Peso
Este campo hace relación a la importancia del ítem de nuestro tablero este lo obtenemos del procesos de planeación estratégica cuando aplicamos las diferentes matrices, miremos algunos ejemplos.
Si tengo mis 4 perspectivas según la importancia que cada una juegue dentro de la empresa asigno este % de tal forma que debemos distribuir el 100 % entre estos elementos.
| Ítem | peso |
| FINANCIERA | 20 |
| CLIENTES | 30 |
| PROCESOS INTERNOS | 25 |
| APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO | 25 |
En la anterior tabla podemos mirar que para nuestra empresa es mas importante la perspectiva clientes, y podemos mirara que la sumatoria de los pesos es total a 100%, ahora miremos otro ejemplo si tenemos dentro de la perspectiva clientes 2 objetivos la distribución de los pesos seria así:
| item | peso |
| PERSPECTIVA CLIENTES | |
| OBJETIVO 1 | 40 |
| OBJETIVO 2 | 60 |
En la anterior tabla podemos observar que la sumatoria de los pesos de los elementos en este caso los objetivos me da 100% en el caso que tenga 1 solo elemento digamos 1 solo objetivo el peso seria del 100%, de la misma forma debemos asignar los pesos para las estrategias y las tácticas que creemos.
Recursos planeados
Este campo hace referencia a los recursos que planeamos en nuestro plan estratégico en los diferentes indicadores este campo solo se habilita para el nivel 4 las táctica/dato para los demás niveles se calcula automático por el efecto cascada, es importante diligenciar este campo ya que forma parte del análisis físico y financiero de las diferentes tácticas/dato.
Responsable
En este campo podemos asignar un responsable para cada ítem de nuestro tablero, también con esta asignación podemos hacer una evaluación de cumplimiento por cada personal de la empresa.
Agrupación
Este campo es necesario para infórmale a nuestro sistema como procese los diferentes datos asignados a nuestras tácticas/datos, miremos algunos ejemplos:
tomemos como ejemplo la siguiente táctica con sus respectivos valores
| táctica evaluación de desempeño | valor |
| dato peito perez | 10% |
| Jaimito | 15% |
| juan | 15% |
ahora miremos los resultados con los diferentes formulas de agrupación
| agrupación | valor obtenido para la tactica |
| promedio | 13,3% |
| sumatoria | 40% |
| maximo | 15% |
| minimo | 10% |
| desviacion estandar | 2,4 |
Según la necesidad de la empresa podemos agrupar nuestros datos como por ejemplo si tengo una táctica de ventas por producto y esta es alimentada por 1000 registros de productos el valor que tomaría la táctica será el resultado de la agrupación, estos nos permitirá trabajar con registros ilimitados.
Actividades
Este campo hace referencia a las actividades ya ejecutadas por la empresa para dar cumplimiento a la táctica y solo se habilita para el nivel 4 o el componente dato/táctica para crear puede apoyarse con el siguiente video.
Si necesita mas ayuda puede mirara el siguiente video de creación de perspectivas.
creación de objetivos estrategicos
Métricas Semaforización
En esta pestaña podemos paramé trisar las métricas para el comportamiento de los colores del semáforo.
el usuario puede parame trizar a su necesidad los rangos de interpretación recuerde que el sistema le da una opción pero usted puede realizar los cambio que considere necesario como por ejemplo.
| rangos | interpretación | color |
| 0-4 | regular | rojo |
| 4,1 a 7 | bueno | naranja |
| 7,1 a 10 | aceptable | verde |
| mayor 10 | exelente | azul |
En la grafica podemos identificar según marca el reloj y el semáforo tenemos un valor aceptable. miermos otro ejemplo.
| rangos | interpretación | color |
| 0-2 | regular | rojo |
| 2,1 a 8 | bueno | naranja |
| 8,1 a 10 | aceptable | verde |
| mayor 10 | exelente | azul |
en la grafica podemos mirar como el usuario puede parame trizar la semaforización de acuerdo a su necesidad en los diferentes componentes del tablero de control, si necesita mas ayuda puede mirara el siguiente video.
Valores de los datos
En esta pestaña podemos ingresar los diferentes valores y de diferentes formas a nuestros datos de nuestros tableros.
Datos manuales
El usuario pude ingresar los datos de forma manual revisemos cada uno de los capos necesarios
El usuario puede seleccionar el periodo o la frecuencia como queremos ingresar y medir los datos esta puede ser diaria semanal mensual y anual para estas opciones la forma de ingreso y los campos son los mismos conozcamos las características de los campos requeridos.
| Campo | Detail |
| Fecha | hace referencia a la fecha que el sistema toma para evaluar el registro deber ser del formato dd/mm/aaaa ejejmplo 10/01/2021 |
| Base | Representa un valor numérico, hace referencia al punto de partida de nuestro dato por ejemplo si estoy midiendo capacitaciones y durante el mes de enero realice 5 mes de febrero 5 entonces si voy a medir para el mes de marzo mi base seria 5, puede el usuario colocar 0 |
| Meta | Representa un valor numérico, Es el valor deseado que queremos obtener a periodo, por ejemplo realizar 10 capacitaciones meta=10 |
| rojo-naranja-verde | Representa valor numérico y corresponde a la métrica de los colores del semáforo |
| detalle-detalle1 | Representa valores libres para el usuario puede ingresar la información que considere necesaria como por ejemplo identificación del empleado nombre del empleado otro ejemplo código del producto nombre del producto |
Si necesita mas ayuda puede mirar el siguiente video.
Datos desde archivo
El usuario puede ingresar datos desde archivo plano y Excel la descripción de los campos es la misma a continuación puede descargar la plantilla del archivo para ingreso de datos.
Recuerde que el tipo de archivo plano debe ser csv y para Excel xls con el nombre de la hoja de calculo bsc si necesita mas ayuda puede mirara el siguiente video.
Datos webservice
El sistema puede tomar datos de otros sistemas o plataformas en tiempo real a través de web servicie y archivos JSON , esto permite análisis de grandes volúmenes de información y que el proceso sea totalmente automatizado.
[
{
“fecha”: “01/01/2019 0:00”,
“Valor”: 9,
“detalle”: “-“,
“detalle”: “-“
},
{
“fecha”: “02/01/2019 0:00”,
“Valor”: 6,
“detalle”: “-“,
“detalle”: “-“
},
{
“fecha”: “03/01/2019 0:00”,
“Valor”: 7,
“detalle”: “-“,
“detalle”: “-“
},
Podemos mirar que la estructura es muy simple para la estructura JSON si necesita mas ayuda puede mirara el siguiente video.
Causa y efecto – mapas estratégicos
Recordemos el concepto de que los mapas estratégicos son la representación grafica de la alineación estratégica como lo muestra la imagen.
el sistema permite de forma fácil alinear los objetivos o las estrategias de nuestra empresa a través de la relación causa y efecto.
Si necesitamos alinear nuestros objetivos damos clic en modificar y buscamos la pestaña de causa y efecto mostrada en la imagen a travez de esta podremos establecer la relación y poder visualizar nuestros diferentes tipos de mapas estratégicos.
debemos seleccionar las dos opciones que aparecen efecto y relación con, expliquemos a través de un ejemplo
primer paso: nos ubicamos sobre un objetivo de la perspectiva aprendizaje y crecimiento lo modificamos y buscamos la pestaña de la imagen.
Segundo paso: como es la ultima perspectiva de nuestro tablero siempre la relación que tendrá será con los objetivos de si misma.
Tercer paso: en la opción de efecto los objetivos de la perspectiva de aprendizaje tendrán un efecto sobre los objetivos de la perspectiva procesos internos a lo cual debemos asignar en este campo un objetivo de la perspectiva procesos internos.
cuarto paso: ahora continuamos con los objetivos de la perspectiva de procesos internos le damos modificar y buscamos la pestaña causa y efecto.
quinto paso: en el campo relación este tendrá una relación con los objetivos de la perspectiva de aprendizaje a lo cual debemos asignar un objetivo de esta perspectiva de aprendizaje.
Sexto paso: en el campo de efecto este tendrá un efecto sobre algún objetivo de la perspectiva clientes a lo cual debemos asignarle un objetivo de la perspectiva clientes.
Séptimo paso: es parecido a la perspectiva anterior los objetivos de la perspectiva clientes tendrán una relación con los objetivos de la perspectiva de procesos internos y los objetivos de la perspectiva de clientes generaran un efecto sobre la perspectiva financiera.
paso final: nos ubicamos en los objetivos de la perspectiva financiera los cuales tendrán una relación con los objetivos de la perspectiva clientes, y como no hay mas niveles hacia arriba tendrán un efecto con sigo mismo y el cumplimiento general de la empresa.
Si necesita mas ayuda puede visualizar el video de mapas estratégicos.